MASCHERE DEDICATE

STATI DI WORKFLOW

TRACCIABILITA’ LOG

APPROVAZIONI PERSE

Tutto ciò che serve per gestire l’approvazione

Un unico modulo integrato per automatizzare, monitorare e tracciare ogni step dei tuoi processi interni ed esterni.

Lista Workflow

Panoramica completa di tutti i workflow aziendali con filtri per stato (Attivi, Completati, Falliti) e ricerca rapida per codice articolo o descrizione.

Dettaglio Fasi

Visualizza ogni fase del processo con dipendenze, gestori assegnati, reparti coinvolti e log storico completo di ogni operazione.

Processo di Firma

I gestori trovano direttamente le attività in attesa di firma. Approvazione (OK) o rifiuto (KO) in pochi click, con conferma esplicita.

Distinta Tecnica

Frame integrato per gestire distinte di bulk, semilavorati e prodotti finiti con controllo completezza fornitori e generazione PDF anteprima.

Notifiche Automatiche

Email automatiche per gestori interni ed esterni con solleciti configurabili. Meccanismo di silenzio-assenso per officine di produzione.

Dati Officine

Gestione centralizzata delle officine di produzione esterne con filtro automatico OP, creazione guidata e lookup ottimizzata.

Un processo strutturato, dal primo step alla firma

Ogni workflow segue un percorso chiaro con dipendenze tra fasi, notifiche automatiche e completa tracciabilità.

Il modulo Workflow di Dossier Manager rappresenta uno strumento essenziale per la gestione strutturata dei
processi di verifica e approvazione.

La sua capacità di automatizzare le notifiche, gestire le scadenze e tracciare ogni operazione lo rende particolarmente adatto agli ambienti dove la conformità normativa e la documentazione dei processi sono requisiti fondamentali.

Attraverso una corretta configurazione dei tipi di workflow, delle regole di distribuzione e dei parametri temporali, è possibile adattare il sistema alle specifiche esigenze organizzative, ottenendo un controllo completo sui flussi di lavoro e una significativa riduzione dei tempi di gestione.

Che cos’è un Workflow

Un workflow è un flusso di lavoro strutturato che guida un documento attraverso fasi di verifica e approvazione. Ogni workflow è associato a un articolo specifico e alla sua formula di produzione.

Gli stati

Un workflow può trovarsi in tre stati principali, ognuno dei quali riflette la fase corrente del processo di validazione.

Le fasi

Ogni workflow è composto da una o più fasi disposte in sequenza logica. Una fase può essere aperta solo quando tutte le fasi precedenti da cui dipende sono state completate con successo.

I gestori delle fasi

I gestori vengono determinati automaticamente dal sistema in base alle regole di distribuzione configurate: singoli utenti, tutti gli utenti di un reparto, oppure tutti i responsabili di reparto.

Gestori Interni

Utenti di Dossier Manager che operano all’interno dell’organizzazione. Ricevono notifiche email con solleciti periodici e accedono direttamente al sistema.

Gestori Esterni

Soggetti esterni come fornitori o clienti. Ricevono la distinta tecnica in formato PDF per verifica e approvazione tramite un protocollo strutturato di invio.

Creazione di un Nuovo Workflow

Per avviare un nuovo processo di verifica, è necessario specificare tutti i parametri essenziali. Una volta salvato, il sistema genera automaticamente tutte le fasi e le assegna ai gestori appropriati.

Le fasi senza dipendenze vengono immediatamente aperte e gli utenti interessati ricevono le notifiche di apertura attività.

Notifiche per Gestori Interni

Quando una fase viene aperta, gli utenti interni ricevono un’email di richiesta verifica. Il sistema invia solleciti periodici con frequenza configurabile in giorni, ore o minuti

Notifiche per Gestori Esterni

Per i soggetti esterni, il processo di notifica segue un protocollo strutturato in quattro fasi progressive, con allegato PDF della distinta tecnica.

Gestione delle Scadenze

Ogni fase può essere configurata con una scadenza temporale. La scadenza viene calcolata automaticamente dalla data di apertura sommando il tempo configurato (giorni, ore o minuti).

Il comportamento alla scadenza è definito nel template del workflow.

Azione Automatica alla Scadenza

• Approvazione automatica (OK): La fase viene considerata approvata e il workflow prosegue
• Rifiuto automatico (KO): La fase viene considerata rifiutata e il workflow si interrompe

Tracciabilità e Log Attività

Il modulo mantiene un registro completo di tutte le operazioni, consultabile dalla scheda Log attività nella schermata di gestione. È uno strumento prezioso per il controllo qualità e le verifiche ispettive.